Аутсорсинг расчета заработной платы — в чем выгода?

Чаще всего к услугам аутсорсинга бухгалтерского учета прибегают зарубежные фирмы, либо организации с иностранным капиталом. Однако и отечественные компании в последние годы оценили аутсорсинг бухгалтерских функций. Этот подход дает возможность минимизации налоговых рисков, а также помогает снизить затраты времени менеджмента, избежать зависимости от собственного персонала в управлении бухгалтерией.

Среди бухгалтерских функций, чаще всего передаваемых на аутсорсинг по нашему мнению:

• бухгалтерский учет полностью;
• ведение кадрового делопроизводства совместно с расчетом зарплаты
• ведение отдельных участков бухгалтерского учета.

Итак, Вы впервые задумались о переходе на аутсотсинг некоторых бухгалтерский функций и решили начать с участка расчета заработной платы сотрудников. Вам необходимо принять решение о переходе на аутсорсинг расчета заработной платы сотрудников. Что бы принять правильное решение, в первую очередь необходимо понять, какой эффект Вы получите от данного перехода. Стоит ли игра свеч?

Выгоды при переходе на аутсорсинг заработной платы:

1. Специализированная компания, как правило, работает со множеством клиентов. За счет этого компании удается снизить себестоимость процесса "оптом дешевле". Например:
   • услуги по расчету заработной платы производятся в рамках единой информационной системы. Обслуживание информационной системы происходит в централизованном режиме, поэтому не требуется администрировать систему специально для каждого заказчика.
   • управление рабочим временем. Наличие ряда клиентов позволяет максимально загрузить имеющихся сотрудников. При правильном подходе к планированию сотрудники аутсорсера всегда загружены, у них не возникает пустых периодов или окон, в течение которых отсутствует работа. В конечном счете, провайдер оплачивает труд меньшего количества специалистов, чем в случае, если бы все его клиенты самостоятельно наняли штатного бухгалтера на тот же объем работы.
2. "Коллективный разум". Аутсорсер обладает большим количеством специалистов в разных областях бухгалтерского учета. Когда в одном коллективе сконцентрировано много специалистов появляется возможность использовать высокопрофессиональный опыт друг друга, накопленный при решении аналогичных задач. Кроме того, у аутсорсера имеется постоянный доступ к новым технологиям и знаниям.
3. Перед аутсорсером практически не возникают трудностей, связанных с отпусками или болезнями специалистов — их в штатном режиме заменят коллеги. Аналогичным образом процессы аутсорсера никак не меняются и в случае перехода какого-либо сотрудника в другую фирму. Все кадровые вопросы по подбору персонала аутсорсер решает самостоятельно.
4. Очень важным преимуществом является высокая стандартизация внутренних бизнес-процессов аутсорсера, которая, в свою очередь, приводит к более быстрому их исполнению. Легко представить ситуацию, когда единственный расчетчик компании сталкивается с какой-то проблемой — в этом случае он будет вынужден тратить время на поиск решения. Для аутсорсера, работающего со множеством клиентов, такие случаи не являются исключениями — скорее всего, они уже встречались раньше и были прописаны в соответствующих регламентах и документах.

С перечнем выгод в общем и целом разобрались, теперь разберемся как оценить выгоды для конкретной организации, т.к. на конечный результат могут повлиять множество индивидуальных факторов как в пользу перехода на аутсорсинг, так и против.

Очевидно, что небольшим компаниям (до 50-100 человек) крайне невыгодно содержать в штате выделенных специалистов по расчету заработной платы, т.к. они не будут обеспечены должным количеством работы на полный рабочий день. Эту проблему небольшие организации обычно решают двумя вариантами. Первый – работы по расчету заработной платы совмещаются с другими участками учета. Второй вариант — нанять приходящего специалиста — этот вариант выгоден финансово т.к. по сути это такой же аутсорсинг, только у частного бухгалтера нет таких производственных издержек, как у профессиональной компании, но такой вариант крайне не-надежен и неудобен, т.к. приходящие бухгалтера обычно не несут ни какой ответственности за результаты своей работы. Вы всегда будете заложником личных обстоятельств такого бухгалтера. У профессиональной компании никогда не бывает личных обстоятельств, работы выполняются в рамках заключенного договора, а проблемы со своими сотрудниками бухгалтерская компания решает сама.

Аутсорсинг будет более выгоден молодым компаниям; компаниям со строящимися или неотлаженными бизнес-процессами; компаниям со сложной моделью расчета зарплаты или организациям с большим количеством филиалов.

Очень крупным организациям (более 10000 человек в штате) разумнее организовать собственный расчетный центр (то есть использовать внутренний аутсорсинг), который будет обладать теми же преимуществами масштаба, что и провайдер аутсорсинговых услуг. Однако к услуге аутсорсинга заработной платы все чаще прибегают и достаточно крупные организации, имеющие в своем штате несколько тысяч сотрудников, т.к. кроме чисто материальной выгоды существуют и другие преимущества этой схемы работы, которые зачастую перевешивают чашу весов в пользу аутсорсинга.

Факторы против перехода на аутсорсинг и можно ли их избежать.

Проблема № 1 – Непрозрачность деятельности аутсортера для большинства клиентов, т.е. невозможность проконтролировать исполнителей в режиме реального времени. Эта проблема является одним из наиболее существенных ограничений аутсорсинга, однако в настоящее время многие компании предлагают своим клиентам использовать интернет-доступ в систему, где производится расчет зарплаты сотрудниками компании-аутсорсера. Поэтому, если для Вас эта проблема является значимой, выбирайте именно такую компанию. Такая схема работы открывает новые возможности перед клиентами: они могут самостоятельно выполнять те работы, которые по каким-то причинам не хотят передавать аутсорсеру. Данная модель снижает зависимость от аутсорсера и позволяет отказаться от услуг расчета заработной платы практически в любое время.

Проблема № 2: Опасения из-за нарушения конфиденциальности корпоративных данных. Руководители многих компаний предполагают, что вероятность утечки информации из компании-аутсорсера окажется выше, чем вероятность раскрытия данных внутренними сотрудниками. В реальной жизни все происходит с точностью до наоборот: поскольку информация о зарплатах клиентах не представляет никакого интереса для аутсорсера. Кроме того, в контракте могут быть прописаны санкции о возмещении ущерба в случае тех или иных проблем. И, наконец, утечка информации о зарплате "внутрь" компании нередко становится причиной возникновения социальных конфликтов, приводящих как к росту средней заработной платы, так и к повышенной текучке кадров. Передавая расчет заработной платы на аутсорсинг, клиент получает гарантию безопасности данных, а также гарантию строгой регламентации доступа к клиентской информации.

Примеры расчета материальной выгоды при переходе на аутсорсинг заработной платы.

Для оценки экономической эффективности аутсорсинга заработной платы рассмотрим два примера для разных компаний. Все примеры приведены на основе реальных компаний – клиентов ПБК «Главный бухгалтер».

Оценка стоимости штатного бухгалтера по расчету заработной платы, важно учитывать не только их официальное вознаграждение, но и ряд дополнительных издержек:

• Совокупная налоговая нагрузка составляет не менее 30% от фонда заработной платы.
• Социальные гарантии составляют не менее 10% от фонда заработной платы. Сюда входят отпускные, больничные, пособия при увольнении и др.
• Накладные расходы составляют не менее 5 % от фонда заработной платы. Сюда входят расходы с арендой помещения, использованием компьютерного оборудования, обучением и прочими расходами на содержание сотрудников, которые несет компания.

Пример № 1: "Инвестиционная компания" — участник рынка ценных бумаг. Работает на отечественном рынке, при этом ориентируется на западные стандарты ведения бизнеса. В компании работают 50 сотрудников, средний уровень заработной платы составляет 60 тыс. руб. в месяц. Сотрудникам компании ежемесячно выплачиваются бонусы по итогам работы. Для компании ключевым фактором является конфиденциальность информации о полученных доходах.