Аутсорсинг бухгалтерского учета

"Хочешь сделать хорошо — сделай сам!" На сегодняшний день эта пословица уже не актуальна. С появлением такого явления, как аутсорсинг, стало возможным отдавать любую работу, начиная с новейших технологий и руководства проектом и заканчивая уборкой помещения, сторонним организациям. При этом использование посторонних трудовых ресурсов оборачивается для организации наименьшими затратами времени и средств.

Но, что удивительно, несмотря на свою широкую применяемость и распространенность на рынке, само понятие аутсорсинг многим специалистам не знакомо. В нашей стране есть более привычное и понятное название – подрядчик. Так кто же такие аутсорсеры – обычные подрядчики или нет.

Думаю, что в нашей стране аутсорсеров можно назвать подрядчиками, они не обидятся.

По данным ассоциации менеджмента США, уже в 1997 году аутсорсинг бухгалтерского учета использовали более 80% американских компаний. Сегодня в Соединенных Штатах, и в других страна мира практически не существует такого понятия как штатный бухгалтер. Аутсорсинг бухгалтерского учета большинства компаний применяется во всех развитых странах по умолчанию. Аутсорсинг бухгалтерского учета используют не только небольшие компании но и самые крупные корпорации. Например, ведущая нефтегазовая компания в мире British Petroleum ежегодно оплачивает за ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании 10,5 миллиардов долларов.

Российский аутсорсинг, пока еще, отстает от западного, однако за последние несколько лет популярность данного вида услуг растет и в нашей стране. Не нужно забывать, что в России этот бизнес очень молодой, Закон "О бухгалтерском учете" был принят в ноябре 1996г., т.е. история развития современной бухгалтерии в России насчитывает всего 14 лет, одновременно начали появляться первые специализированные компании, предлагающие услуги в области бухгалтерского учета. Вначале услугами таких компаний пользовались исключительно представительства иностранных фирм, которые давно привыкли к такому построению бизнес процессов. Можно сказать, что рынок Российского аутсорсинга сейчас находится в подростковом возрасте.

Преимущества переходе на аутсорсинг бухгалтерского учета:

1. Финансовая экономия. Специализированная компания, как правило, предлагает цену за свои услуги на уровне заработной платы Вашего штатного специалиста, а в некоторых случаях даже меньше, каким же образом им удается обеспечить такой уровень цен и гарантировать качество, и предоставлять массу других преимуществ, ведь кроме заработной платы непосредственных исполнителей, у компании есть множество других производственных расходов, кроме того никто не станет работать себе в убыток. Все очень просто, аутсорсер работает со множеством клиентов. За счет этого компании удается снизить себестоимость процесса "оптом дешевле". Например:
   • Ведение бухгалтерского учета производятся в рамках единой информационной системы. Обслуживание информационной системы происходит в централизованном режиме, поэтому не требуется администрировать систему специально для каждого заказчика.
   • Управлением рабочим временем — наличие ряда клиентов позволяет максимально загрузить имеющихся сотрудников. При правильном подходе к планированию сотрудники аутсорсера всегда загружены, у них не возникает пустых периодов или окон, в течение которых отсутствует работа. В конечном счете, провайдер оплачивает труд меньшего количества специалистов, чем в случае, если бы все его клиенты самостоятельно наняли штатного бухгалтера на тот же объем работы.
2. Уровень задействованных специалистов. Аутсорсер обладает большим количеством специалистов в разных областях бухгалтерского учета. Когда в одном коллективе сконцентрировано много специалистов появляется Возможность использовать высокопрофессиональный опыт друг друга, накопленный при решении аналогичных задач. Кроме того, у аутсорсера имеется постоянный доступ к новым технологиям и знаниям.
3. Перед аутсорсером практически не возникают трудностей, связанных с отпусками или болезнями специалистов — их в штатном режиме заменят коллеги. Аналогичным образом процессы аутсорсера никак не меняются и в случае перехода какого-либо сотрудника в другую фирму. Все кадровые вопросы по подбору персонала аутсорсер решает самостоятельно.
4. Очень важным преимуществом является ответственность. Ответственность компании четко зафиксирована в договоре. Все люди могут допустить ошибку, но не все могут ее исправить. Если ошибется сотрудник бухгалтерской компании, то компания найдет способы ее исправить. Если Вас оштрафуют по вине Вашего штатного бухгалтера, никто эти убытки не возместит. Если Вас оштрафуют по вине сотрудника бухгалтерской компании, убытки возмещаются на условиях заключенного договора.
5. И, наконец, бухгалтерской фирме всегда выгодно процветание вашего бизнеса. Все очень просто: чем лучше вы работаете, тем больше документов вы создаете, тем дороже бухгалтерское обслуживание!

Факторы против перехода на аутсорсинг и как их избежать.

Проблема № 1 – Непрозрачность деятельности аутсортера для большинства клиентов, т.е. невозможность проконтролировать исполнителей в режиме реального времени. Эта проблема является одним из наиболее существенных ограничений аутсорсинга, однако в настоящее время многие компании предлагают своим клиентам использовать интернет-доступ в систему, где производится ведение бухгалтерского учета. Поэтому, если для Вас эта проблема является значимой, выбирайте именно такую компанию. Такая схема работы открывает новые возможности перед клиентами: они могут самостоятельно выполнять те работы, которые по каким-то причинам не хотят передавать аутсорсеру. Данная модель снижает зависимость от аутсорсера.

Проблема № 2: Опасения из-за нарушения конфиденциальности корпоративных данных. Руководители многих компаний предполагают, что вероятность утечки информации из компании-аутсорсера окажется выше, чем вероятность раскрытия данных внутренними сотрудниками. В реальной жизни все происходит с точностью до наоборот: поскольку финансовая информация клиента не представляет никакого интереса для аутсорсера. Кроме того, в контракте могут быть прописаны санкции о возмещении ущерба в случае тех или иных проблем. Сотрудники бухгалтерской фирмы о деятельности вашей компании узнают только из тех документов, которые им предоставляются для обработки. А значит, вы можете управлять информационными потоками. Вы имеете возможность представить своему бухгалтеру только те документы, которые считаете нужными, никакой лишней информации, ничего из того, что не нужно для оформления бухгалтерской или налоговой отчетности. К тому же, бухгалтер, который работает в вашем офисе, всегда на рабочем месте, слышит и видит каждый день очень много из того, что не предназначено для ведения бухгалтерского учета. Не будем никого обвинять в шпионаже, наверное, для обычного бухгалтера это слишком громкое слово, но все же лучше, чтобы информация расходилась среди меньшего количества людей.

Как выбрать провайдера?

Итак, Вы приняли решение о переходе на аутсортинг бухгалтерского учета, как не ошибиться в выборе бухгалтерской компании. На сегодняшний день в Москве насчитывается более 1000 компаний, оказывающих подобные услуги.

1. Первый критерий: Прежде всего, потенциальный аутсорсер должен обладать необходимым опытом и компетенцией — в противном случае он просто не сможет предоставлять качественные услуги за минимальные деньги. Потенциальный провайдер должен иметь обширную клиентскую базу в различных отраслях современного бизнеса. Понятно, что если клиентов и опыта мало, то невозможно обеспечить высокое качество услуг. Но как определить соответствие профессионального уровня конкретной компании заявленному в рекламных объявлениях и на сайте? Первым делом выясните соответствует ли компания следующим параметрам:

• наличие в штате не менее 10 бухгалтеров;
• наличие в штате внутреннего аудитора;
• наличие в штате как минимум 3 курьеров;
• наличие отдельного сервера для бухгалтерии;
• система резервного копирования информации;
• наличие лицензионного программного обеспечения 1С и др.;
• должна быть лицензионная программа Консультант плюс и/или Гарант;
• страхование профессиональной ответственности бухгалтера.

Если все перечисленные параметры находятся на должном уровне, то перед Вами вполне достойный претендент.

2. Второй критерий: Прозрачность на всех этапах оказания услуг. Внимательно изучите условия договора. Желательно, чтобы в договоре было оговорено, что функции Главного бухгалтера берет на себя обслуживающая компания. На основании приказа, обслуживающая компания назначает ответственного сотрудника за ведение бухгалтерской и налоговой отчетности. Ответственному сотруднику передается право подписи в качестве Главного бухгалтера.

Чем больше в договоре прописано деталей – таких как, перечень операций, график документооборота, консультаций – тем больше вероятность, что в обслуживающей компании создана система работы с клиентом.

Помните, что именно непрозрачность оказываемых услуг часто является одной из причин отказа от аутсорсинга.

3. Третий критерий: Ответственность. Ответственность компании должна быть четко зафиксирована в договоре. Сейчас многие аутсорсеры страхуют свою профессиональную ответственность. Попросите ознакомится с таким страховым полисом. Особое внимание уделите перечню страховых случаев. В страховые случаи должно быть включено в обязательном порядке следующее:

• Ведение и восстановление бухгалтерского учета;
• Составление и сдача бухгалтерской и налоговой ответственности;
• Консультирование по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения.

Обратите внимание на сроки давности по обращениям. При налоговой проверке проверяет отчетность Компании за последние 3 года. В случае выявления нарушений Вы должны быть уверены, что обслуживающая Вас организация продолжает свое существование и готова покрыть принесенные убытки.

Если по этим критериям страховой полис компании удовлетворяет Вашим требования, Вы можете реально рассчитывать на возмещение убытков.

4. Стоимость бухгалтерского обслуживания. Никогда не обращайтесь в компании, которые предлагают очень дешевые услуги, например, дешевле заработной платы Вашего штатного бухгалтера в два раза. Если все же такие предложения кажутся Вам слишком заманчивыми, ищите подвох, помните "бесплатный сыр бывает только в мышеловке". Любая качественная работа должна адекватно и справедливо оплачиваться. Настоящие профессионалы всегда ценят свой труд.

Если Вы сможете подобрать для себя профессиональную компанию, Вы будете действительно защищены от множества проблем с бухгалтерским учетом и отчетностью, Вы будете иметь достоверную информацию о состоянии бухгалтерского и налогового учета, и Вас не будут одолевать проблемы болезни, депрессии или отпуска бухгалтера.