"Хочешь сделать хорошо — сделай сам!" На сегодняшний день эта пословица уже не актуальна. С появлением такого явления, как аутсорсинг, стало возможным отдавать любую работу, начиная с новейших технологий и руководства проектом и заканчивая уборкой помещения, сторонним организациям. При этом использование посторонних трудовых ресурсов оборачивается для организации наименьшими затратами времени и средств.
Но, что удивительно, несмотря на свою широкую применяемость и распространенность на рынке, само понятие аутсорсинг многим специалистам не знакомо. В нашей стране есть более привычное и понятное название – подрядчик. Так кто же такие аутсорсеры – обычные подрядчики или нет.
Думаю, что в нашей стране аутсорсеров можно назвать подрядчиками, они не обидятся.
По данным ассоциации менеджмента США, уже в 1997 году аутсорсинг бухгалтерского учета использовали более 80% американских компаний. Сегодня в Соединенных Штатах, и в других страна мира практически не существует такого понятия как штатный бухгалтер. Аутсорсинг бухгалтерского учета большинства компаний применяется во всех развитых странах по умолчанию. Аутсорсинг бухгалтерского учета используют не только небольшие компании но и самые крупные корпорации. Например, ведущая нефтегазовая компания в мире British Petroleum ежегодно оплачивает за ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании 10,5 миллиардов долларов.
Российский аутсорсинг, пока еще, отстает от западного, однако за последние несколько лет популярность данного вида услуг растет и в нашей стране. Не нужно забывать, что в России этот бизнес очень молодой, Закон "О бухгалтерском учете" был принят в ноябре 1996г., т.е. история развития современной бухгалтерии в России насчитывает всего 14 лет, одновременно начали появляться первые специализированные компании, предлагающие услуги в области бухгалтерского учета. Вначале услугами таких компаний пользовались исключительно представительства иностранных фирм, которые давно привыкли к такому построению бизнес процессов. Можно сказать, что рынок Российского аутсорсинга сейчас находится в подростковом возрасте.
Преимущества переходе на аутсорсинг бухгалтерского учета:
Факторы против перехода на аутсорсинг и как их избежать.
Проблема № 1 – Непрозрачность деятельности аутсортера для большинства клиентов, т.е. невозможность проконтролировать исполнителей в режиме реального времени. Эта проблема является одним из наиболее существенных ограничений аутсорсинга, однако в настоящее время многие компании предлагают своим клиентам использовать интернет-доступ в систему, где производится ведение бухгалтерского учета. Поэтому, если для Вас эта проблема является значимой, выбирайте именно такую компанию. Такая схема работы открывает новые возможности перед клиентами: они могут самостоятельно выполнять те работы, которые по каким-то причинам не хотят передавать аутсорсеру. Данная модель снижает зависимость от аутсорсера.
Проблема № 2: Опасения из-за нарушения конфиденциальности корпоративных данных. Руководители многих компаний предполагают, что вероятность утечки информации из компании-аутсорсера окажется выше, чем вероятность раскрытия данных внутренними сотрудниками. В реальной жизни все происходит с точностью до наоборот: поскольку финансовая информация клиента не представляет никакого интереса для аутсорсера. Кроме того, в контракте могут быть прописаны санкции о возмещении ущерба в случае тех или иных проблем. Сотрудники бухгалтерской фирмы о деятельности вашей компании узнают только из тех документов, которые им предоставляются для обработки. А значит, вы можете управлять информационными потоками. Вы имеете возможность представить своему бухгалтеру только те документы, которые считаете нужными, никакой лишней информации, ничего из того, что не нужно для оформления бухгалтерской или налоговой отчетности. К тому же, бухгалтер, который работает в вашем офисе, всегда на рабочем месте, слышит и видит каждый день очень много из того, что не предназначено для ведения бухгалтерского учета. Не будем никого обвинять в шпионаже, наверное, для обычного бухгалтера это слишком громкое слово, но все же лучше, чтобы информация расходилась среди меньшего количества людей.
Как выбрать провайдера?
Итак, Вы приняли решение о переходе на аутсортинг бухгалтерского учета, как не ошибиться в выборе бухгалтерской компании. На сегодняшний день в Москве насчитывается более 1000 компаний, оказывающих подобные услуги.
1. Первый критерий: Прежде всего, потенциальный аутсорсер должен обладать необходимым опытом и компетенцией — в противном случае он просто не сможет предоставлять качественные услуги за минимальные деньги. Потенциальный провайдер должен иметь обширную клиентскую базу в различных отраслях современного бизнеса. Понятно, что если клиентов и опыта мало, то невозможно обеспечить высокое качество услуг. Но как определить соответствие профессионального уровня конкретной компании заявленному в рекламных объявлениях и на сайте? Первым делом выясните соответствует ли компания следующим параметрам:
2. Второй критерий: Прозрачность на всех этапах оказания услуг. Внимательно изучите условия договора. Желательно, чтобы в договоре было оговорено, что функции Главного бухгалтера берет на себя обслуживающая компания. На основании приказа, обслуживающая компания назначает ответственного сотрудника за ведение бухгалтерской и налоговой отчетности. Ответственному сотруднику передается право подписи в качестве Главного бухгалтера.
Чем больше в договоре прописано деталей – таких как, перечень операций, график документооборота, консультаций – тем больше вероятность, что в обслуживающей компании создана система работы с клиентом.
Помните, что именно непрозрачность оказываемых услуг часто является одной из причин отказа от аутсорсинга.
3. Третий критерий: Ответственность. Ответственность компании должна быть четко зафиксирована в договоре. Сейчас многие аутсорсеры страхуют свою профессиональную ответственность. Попросите ознакомится с таким страховым полисом. Особое внимание уделите перечню страховых случаев. В страховые случаи должно быть включено в обязательном порядке следующее:
Обратите внимание на сроки давности по обращениям. При налоговой проверке проверяет отчетность Компании за последние 3 года. В случае выявления нарушений Вы должны быть уверены, что обслуживающая Вас организация продолжает свое существование и готова покрыть принесенные убытки.
Если по этим критериям страховой полис компании удовлетворяет Вашим требования, Вы можете реально рассчитывать на возмещение убытков.
4. Стоимость бухгалтерского обслуживания. Никогда не обращайтесь в компании, которые предлагают очень дешевые услуги, например, дешевле заработной платы Вашего штатного бухгалтера в два раза. Если все же такие предложения кажутся Вам слишком заманчивыми, ищите подвох, помните "бесплатный сыр бывает только в мышеловке". Любая качественная работа должна адекватно и справедливо оплачиваться. Настоящие профессионалы всегда ценят свой труд.
Если Вы сможете подобрать для себя профессиональную компанию, Вы будете действительно защищены от множества проблем с бухгалтерским учетом и отчетностью, Вы будете иметь достоверную информацию о состоянии бухгалтерского и налогового учета, и Вас не будут одолевать проблемы болезни, депрессии или отпуска бухгалтера.
Настоящим я, действуя свободно, по своей воле и в своих интересах, выражаю согласие на обработку Обществом с ограниченной ответственностью «Профессиональная Бухгалтерская Компания «Главный бухгалтер» (сайт https://www.profbuh.ru/, ИНН 7705340506, ОГРН 1027700521705, местонахождение: 127055, г . Москва, 1-й Тихвинский тупик, д. 5-7, пом. I /ком 1 /оф 86) моих персональных данных: фамилия, имя, отчество, место пребывания (город, область), номера телефонов, адреса электронной почты (e-mail), иные полученные от меня данные, в том числе электронные копии документов.
ООО «ПБК «Главный бухгалтер» соблюдает надлежащие меры защиты конфиденциальной информации, полученной от лиц, направивших персональные данные на сайте https://www.profbuh.ru/ вне зависимости от наличия договорных отношений, не направляет и не намерено направлять таким лицам материалы рекламного характера.
Я также проинформирован, что в дополнение к обычно принимаемым мерам осмотрительности по защите конфиденциальной информации, ООО «ПБК «Главный бухгалтер» по требованию обратившегося лица готово принять повышенные меры защиты конфиденциальной информации.
Я осознаю, что проставление отметки «V» в поле слева от фразы «Принимаю условия «Соглашения на обработку персональных данных» на сайте https://www.profbuh.ru/, ниже текста настоящего Соглашения, означает мое письменное согласие с условиями, описанными в нём.