Кадровый учет в организации: что это, какие кадровые документы нужны и как вести кадровое делопроизводство

Кадровый учет — это важная часть управления персоналом в организации, включающая документирование трудовых отношений, учет рабочего времени, оформление кадровых приказов и хранение персональных данных сотрудников. Правильное ведение кадрового делопроизводства помогает соблюдать трудовое законодательство, избегать штрафов и конфликтов с проверяющими органами.

В этой статье мы рассмотрим, как организовать кадровый учет в компании, какие документы необходимы, кто должен заниматься ведением кадрового делопроизводства и какие нормативные акты регулируют этот процесс.

1. Что такое кадровый учет?

Кадровый учет — это система документирования трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. Он включает:

• оформление приема, перевода и увольнения работников;
• ведение трудовых книжек;
• учет рабочего времени и отпусков;
• хранение персональных данных;
• подготовку отчетности для контролирующих органов.

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме позволяет компании соблюдать требования Трудового кодекса РФ и других нормативных актов.

2. Кто должен вести кадровое делопроизводство в организации?

В зависимости от размера компании ведение кадрового учета может быть возложено на:

• Отдел кадров – в средних и крупных организациях.
• Специалиста по кадрам – если штат небольшой (до 50 человек).
• Бухгалтера или руководителя – в малом бизнесе, где нет отдельного кадровика.
• Аутсорсинговую компанию – если организация хочет передать ведение кадровых документов профессионалам. В таких случаях также востребован кадровый аудит, позволяющий оценить текущее состояние кадрового делопроизводства и выявить возможные нарушения.

Важно, чтобы сотрудник, ответственный за кадровый учет, знал трудовое законодательство и своевременно обновлял документацию.

3. Какие кадровые документы нужны в организации?

Ведение кадрового делопроизводства требует оформления обязательных и дополнительных документов. Каждый из них выполняет конкретную функцию и обеспечивает юридическую защиту как работодателя, так и сотрудника. Рассмотрим их подробно.

3.1. Документы по персоналу

1. Трудовой договор

• Назначение: Основной документ, регулирующий отношения между работником и работодателем.
• Содержание:
• ФИО сотрудника и наименование компании;
• должность, место работы;
• условия оплаты труда;
• режим работы;
• права и обязанности сторон;
• срок действия (бессрочный или срочный).
• Требования: Должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах (один для работника, второй – для работодателя).

2. Дополнительные соглашения

• Назначение: Вносят изменения в трудовой договор (например, повышение зарплаты, перевод на другую должность).
• Когда требуется:
• при изменении условий труда;
• продлении срочного договора;
• корректировке графика работы.
• Важно: Подписываются обеими сторонами, иначе изменения недействительны.

3. Приказы по личному составу

• Назначение: Оформляют кадровые решения (прием, увольнение, отпуск, командировки).
• Основные виды:
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1) – издается в день подписания трудового договора.
• Приказ о переводе (форма Т-5) – фиксирует изменение должности или отдела.
• Приказ об увольнении (форма Т-8) – подтверждает расторжение трудовых отношений.
• Приказ о командировке – содержит сроки, цель и место командировки.
• Требования: Регистрируются в журнале учета приказов, хранятся в личном деле сотрудника.

4. Трудовая книжка

• Назначение: Основной документ, подтверждающий трудовой стаж.
• Когда оформляется:
• при приеме на работу (если сотрудник трудоустраивается впервые, книжку заводит работодатель);
• при увольнении (выдается на руки).
• Записи вносятся:
• о приеме, переводе, увольнении;
• о награждениях (по желанию работника).
• Хранение: В сейфе у ответственного лица (обычно кадровика или директора).

5. Личная карточка (форма Т-2)

• Назначение: Содержит полные данные о сотруднике.
• Что включает:
• личные данные (ФИО, паспорт, ИНН, СНИЛС);
• образование и квалификация;
• информация о трудовой деятельности (прием, переводы, увольнение);
• сведения об отпусках.
• Требования: Заполняется при приеме на работу, обновляется при изменениях.

3.2. Локальные нормативные акты

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

• Назначение: Регламентируют рабочий график, дисциплину, порядок поощрений и взысканий.
• Что включает:
• время начала и окончания работы;
• перерывы;
• порядок увольнения;
• ответственность за нарушения.
• Требования: Утверждаются приказом руководителя, сотрудники должны быть ознакомлены под подпись.

2. Штатное расписание (форма Т-3)

• Назначение: Определяет структуру организации, должности и зарплаты.
• Что включает:
• перечень должностей;
• количество штатных единиц;
• размер окладов (надбавок).
• Когда изменяется: При сокращении, введении новых должностей, изменении зарплат.

3. Положение об оплате труда

• Назначение: Устанавливает систему начисления зарплаты, премий, компенсаций.
• Что включает:
• оклады, тарифные ставки;
• порядок выплаты премий;
• условия удержаний (например, за прогулы).
• Важно: Должно соответствовать ТК РФ, чтобы избежать споров с сотрудниками.

4. Положение о персональных данных

• Назначение: Регламентирует сбор, хранение и обработку личной информации сотрудников.
• Требования:
• сотрудники должны дать согласие на обработку данных;
• доступ к информации – только у уполномоченных лиц.

5. График отпусков

• Назначение: Планирует время отдыха сотрудников.
• Как составляется: Утверждается за две недели до нового года (до 17 декабря).
• Изменения: Возможны по согласованию с работником.

3.3. Учетные и отчетные документы

1. Табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)

• Назначение: Фиксирует отработанные часы, прогулы, больничные.
• Как ведется:
• в бумажном или электронном виде;
• передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

2. Журналы регистрации приказов

• Назначение: Учет кадровых распоряжений.
• Виды:
• по личному составу (прием, увольнение);
• по отпускам и командировкам.

3. Документы по охране труда

• Когда требуются: Если работа связана с риском (строительство, производство).
• Примеры:
• инструкции по технике безопасности;
• журналы инструктажей.

Каждый документ в кадровом учете выполняет свою роль: одни фиксируют трудовые отношения, другие регулируют внутренние процессы. Правильное ведение кадрового делопроизводства помогает избежать штрафов и конфликтов с работниками.

4. Основные нормативно-правовые акты по кадровому учету

Ведение и учет кадрового делопроизводства регулируются следующими законами и нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ – основной закон, определяющий порядок трудовых отношений.
• Федеральный закон № 152-ФЗ "О персональных данных" – регулирует сбор и хранение личной информации.
• Постановление Госкомстата РФ № 1 – утверждает унифицированные формы кадровых документов.
• Федеральный закон № 125-ФЗ "Об архивном деле" – устанавливает сроки хранения кадровой документации.

Соблюдение этих норм обязательно для всех организаций.

5. Условия хранения кадровых документов

Ведение кадрового делопроизводства предполагает не только оформление, но и правильное хранение документов. Основные требования:

• Трудовые книжки хранятся в сейфе или металлическом шкафу.
• Личные дела сотрудников – в закрывающихся шкафах, защищенных от доступа посторонних.
• Электронные документы должны быть зашифрованы и доступны только уполномоченным лицам.

Сроки хранения кадровой документации:

• Трудовые договоры – 75 лет.
• Приказы по личному составу – 75 лет (при увольнении) или 5 лет (остальные).
• Табели учета рабочего времени – 5 лет.

6. Внедрение электронного кадрового документооборота

Современные технологии позволяют автоматизировать ведение кадрового учета. Электронный документооборот (ЭДО) дает несколько преимуществ:

• Скорость обработки данных – документы подписываются электронной подписью (ЭП).
• Снижение бумажного архива – все хранится в цифровом формате.
• Удобство поиска – система позволяет быстро находить нужные документы.

Для перехода на ЭДО необходимо:

1. Выбрать систему электронного документооборота (1С, Контур.Кадры и др.).
2. Оформить электронную подпись для ответственных лиц.
3. Обучить сотрудников работе с системой.

Ведение кадрового делопроизводства – важная задача, требующая внимания к деталям и знания законодательства. Организация должна обеспечить правильное оформление, учет и хранение кадровых документов, чтобы избежать проблем при проверках.

Автоматизация процессов и использование электронного документооборота упрощают кадровый учет в организации, снижая риски ошибок и повышая эффективность работы с персоналом.

Если у компании нет ресурсов для самостоятельного ведения кадрового делопроизводства, можно передать эти функции профессионалам – кадровым агентствам или аутсорсинговым компаниям. При этом многие заказчики уточняют стоимость кадрового аудита, чтобы заранее спланировать расходы.

Соблюдение всех требований к кадровому учету поможет организации работать без нарушений и создаст комфортные условия для сотрудников.