Утверждены правила хранения электронных документов компании

Клиенты привыкли к тому, что консультация бухгалтера – услуга, которая может быть связана с постановкой и ведением бухгалтерского учета или с бухгалтерским сопровождением компании. На самом деле, так и есть. Только консультации бухгалтера могут касаться очень широкого спектра вопросов, связанных с любыми действиями, регламентированными Законодательством РФ.

В настоящее время есть очень много правил, связанных с ведением и хранением документации, даже электронной. Они утверждены не просто так. Каждая компания должна хранить определенный перечень документов, и для того чтобы часть важной информации не исчезла (или для того, чтобы это не явилось оправданием её отсутствия), были созданы правила, касающиеся хранения важных документов.

Сколько хранить электронные документы

Во-первых, важно обозначить, что все документы можно хранить в электронном виде. Это с одной стороны, очень удобно, поскольку не связано с хранением огромных папок и подшивок с документами, с другой стороны опасно, поскольку вся корреспонденция может пропасть достаточно быстро, если хранить ее на ненадежном источнике, в одном экземпляре.

Любые документы должны храниться как минимум в 2-х экземплярах. По Закону РФ все кадровые документы должны храниться в течение 75 лет.

Как хранить электронную первичку

Относительно хранения первички существуют конкретные правила. Она должна храниться в течение пяти лет. Важно помнить, что первичка, также как и другие документы, должна храниться как минимум в двух экземплярах, находящихся на различных носителях. Такие требования прописаны в Законодательстве РФ.

Для того чтобы носители находились в безопасности, необходимо позаботиться о том, чтобы системный администратор относился внимательно к решению технических вопросов. Это нужно учесть, составляя должностную инструкцию для IT специалиста.

Что грозит за нарушения

Следить за порядком хранения документации необходимо. Но самое главное то, что это нужно делать, прежде всего, в интересах компании. Штраф за нарушение каких-либо предписаний, касающихся хранения бумаг и документации, составляет всего 500 рублей. Но сама утеря серьезной документации может привести к неприятным последствиям, касающимся самой компании. В случае если документация утеряна, вы всегда можете обратиться в компанию «Главный Бухгалтер», для ее восстановления.