Учитываем комиссию, удержанную за возврат билета на проезд

Вопрос:

Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается командировкой (ст. 166 ТК РФ). В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы на проезд.

Для участия в семинаре работнику учреждения выдали под отчет денежные средства на оплату проезда в командировку. Работник произвел расходы на приобретение билетов, однако организатором семинар был отменен. При возврате билета перевозчику с их стоимости был удержана комиссия за добровольный возврат билетов. Как в бухгалтерском учете государственного бюджетного учреждения отразятся операции по возврату билета, со стоимости которого был удержан такой сбор?

Статьей 784 ГК РФ определено, что перевозка пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки.

По договору перевозки пассажира (ст. 785 ГК РФ):

• перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а в случае сдачи пассажиром багажа также доставить багаж в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение багажа лицу;
• пассажир обязуется уплатить установленную плату за проезд, а при сдаче багажа и за его провоз.

Как правило, перевозчиком, удерживается комиссия за возврат или обмен билета, которая по своему существу является санкциями за нарушение договора перевозки пассажиров со стороны заказчика.

Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа – багажной квитанцией (ч. 2 ст. 785 ГК РФ).

Уплата неустойки при возврате перевозчику билета подтверждает факт наличия нарушения принятых сторонами договорных обязательств о добровольном возмещении суммы штрафных санкций за совершение этих нарушений.

Напомним, что неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства (ст. 330 ГК РФ).

Учитывая вышеизложенное, полагаем, что работодатель обязан возместить своему работнику указанную сумму удержанной комиссии, если возврат билета и, соответственно, уплата данной неустойки были вызваны уважительными причинами, а не виновными действиями самого работника. К таким причинам можно отнести изменение (перенесение) сроков командировки, ее отмену, временную нетрудоспособность работника и т. п.

Здесь стоит отметить, что на законодательном уровне не установлен перечень документов, подтверждающих факт возврата и факт удержания компанией-перевозчиком неустойки. Поэтому полагаем, что для обоснования данных затрат подойдут любые документы, которые подтверждают факт возврата работнику денежных средств, уплаченных за приобретенный билет, за вычетом удержанной при возврате денежной суммы в оплату компенсации за возврат. В этом случае сумма уплаченной комиссии не будет являться объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Комиссия за возврат билета является неустойкой за расторжение договора перевозки.

Полагаем, что для обоснования уплаты такой неустойки в учреждении следует издать соответствующий приказ, в котором отразить в том числе причины возврата билета.

Согласно пп. 5(1).2 п. 5(1) разд. III, п. 3 разд. V Указаний № 65н[1]:

• оплата приобретенных через подотчетное лицо билетов для проезда к месту командировки и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) отражается по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». Возмещение работникам (сотрудникам) расходов, связанных со служебными командировками, отражается по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. В случае если сотрудникам учреждения возмещается стоимость проезда в общественном транспорте, такие расходы отражаются по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». Аналогичное мнение содержится в Письме Минфина РФ от 17.05.2018 № 02-05-10/33638;
• расходы на оплату штрафов, пеней отражаются на КВР 853 «Уплата иных платежей» в увязке с подстатьей 293 «Штрафы за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)» КОСГУ, сюда относятся расходы на уплату штрафных санкций за нарушение условий контрактов (договоров) по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг.

В бухгалтерском учете учреждения расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», кредиторская задолженность – на аналитических счетах счета 0 302 90 000 «Расчеты по прочим расходам», в том числе на счете 0 302 93 000 – расчеты по штрафам за нарушение условий контрактов (договоров). Исходя из вышеизложенного, полагаем, что оплата штрафа за возврат билета будет отражаться как кредиторская задолженность на счете 0 302 93 000.

В силу п. 106 Инструкции № 174н[2]:

• принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными к нему оправдательными документами отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», 0 401 20 200 «Расходы экономического субъекта»;
• возврат остатков подотчетных сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 0 201 11 510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 0 201 23 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути», 0 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения».

Пример

На оплату расходов на проезд работнику выданы под отчет из кассы учреждения за счет средств от приносящей доход деятельности денежные средства в сумме 50 000 руб.

Работником были приобретены билеты в место проведения командировки и обратно. По уважительной причине командировка была отменена, билеты возвращены перевозчику, которым был удержан из стоимости билета сбор за его возврат в сумме 10 000 руб. Остальную часть подотчетной суммы работник возвратил в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете учреждения будут отражены следующие операции по расчетам с подотчетным лицом по расходам на оплату проезда в командировку:

В целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходы при этом должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Датой осуществления расходов в виде неустойки (штрафа, пени) признается дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, компенсацию за возврат билета в связи с отменой командировки работника можно учесть в составе затрат при исчислении налога на прибыль как расходы по уплате неустойки.