Минфин считает, что затраты на поездки можно включить в расходы, если они связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, экономически обоснованы и документально подтверждены.
Какие документы требуются, ведомство не указало. Очевидно, нужны документы, подтверждающие оплату поездок, но еще необходимо доказать их цели.
Обезопасить себя от претензий поможет приказ или локальный акт с перечнем работников, которым разрешены поездки на такси. В нем же можно указать причины использования такси, например отсутствие собственного автопарка и необходимость оперативно решать служебные задачи. Пригодится также журнал, в который работники будут записывать места поездок. Названные меры не станут лишними, даже когда деньги на такси выдаются работникам из кассы и цели поездок фиксируются в авансовых отчетах.
Проблем с документальным подтверждением расходов и их целей будет меньше, если с таксопарком заключить соглашение. Тогда работникам не придется собирать квитанции и чеки, ведь расчеты будет проводить сам работодатель. С перевозчиком можно договориться и о составлении актов с маршрутами поездок.
Напомним, Минфин уже рассказывал, как учесть расходы на такси в командировке, а также для доставки персонала от дома до работы и обратно. Полагаем, что поездку на представительскую встречу лучше включить в отчет о встрече.
Документ: Письмо Минфина России от 20.10.2017 N 03-03-06/1/68839
Настоящим я, действуя свободно, по своей воле и в своих интересах, выражаю согласие на обработку Обществом с ограниченной ответственностью «Профессиональная Бухгалтерская Компания «Главный бухгалтер» (сайт https://www.profbuh.ru/, ИНН 7705340506, ОГРН 1027700521705, местонахождение: 127055, г . Москва, 1-й Тихвинский тупик, д. 5-7, пом. I /ком 1 /оф 86) моих персональных данных: фамилия, имя, отчество, место пребывания (город, область), номера телефонов, адреса электронной почты (e-mail), иные полученные от меня данные, в том числе электронные копии документов.
ООО «ПБК «Главный бухгалтер» соблюдает надлежащие меры защиты конфиденциальной информации, полученной от лиц, направивших персональные данные на сайте https://www.profbuh.ru/ вне зависимости от наличия договорных отношений, не направляет и не намерено направлять таким лицам материалы рекламного характера.
Я также проинформирован, что в дополнение к обычно принимаемым мерам осмотрительности по защите конфиденциальной информации, ООО «ПБК «Главный бухгалтер» по требованию обратившегося лица готово принять повышенные меры защиты конфиденциальной информации.
Я осознаю, что проставление отметки «V» в поле слева от фразы «Принимаю условия «Соглашения на обработку персональных данных» на сайте https://www.profbuh.ru/, ниже текста настоящего Соглашения, означает мое письменное согласие с условиями, описанными в нём.